Положение об электронном документообороте

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано и для использования на портале bookstime.ru (далее Положение и Портал)

1.2. Настоящее Положение разработано в целях:

- оптимизации процесса перехода к формированию документов Портала в электронном виде;

- освоения специализированной информационной системы для создания единой электронной базы документов и управления процессами документооборота;

- определения прав и обязанностей Пользователей портала и Портала в части формирования и обработки документов в электронном виде.

1.3. Настоящее Положение вступает в силу с даты его опубликования и действует бессрочно.

1.4. Для целей настоящего Положения устанавливаются следующие термины и определения:

- Электронная почта - система, позволяющая пользователям отправлять сообщения через можем или сетевое подключение с одного компьютера на другой.

- Электронная подпись - набор цифр и символов, передающийся Пользователю Портала для подписания электронного документа посредством работы функционала сайта.

- Электронный документооборот - организационно и программно - технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов

- Электронный документ - документ, созданный при помощи электронных аппаратно - технических и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого по содержательной части именованного файла, доступный для последующей обработки, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи иполучения по телекоммуникационньш каналам связи.

1.5. Положение распространяется на организацию работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью электронной почты, функционала Портала, включая их подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение на Портале.

1.6. Требования, устанавливаемые Положением, обязательны для всех пользователей Портала.

1.7. Настоящее Положение не регулирует вопросы обмена электронными сообщениями, не являющимися электронными документами.

1.8. Рассылка электронных подписей осуществляется по адресу электронной почты, предоставляемой Пользователем.

2. Ответственность Портала

2.1. Портал обязан поддерживать в работоспособном состоянии техническое и программное обеспечение, отвечающего за функционирование электронного документооборота.

2.2. Портал обязан принимать, контролировать читаемость электронных документов.

2.3.Портал обязан контролировать получение информации адресатом в случае необходимости повторной отправки документа.

2.4. Ни при каких обстоятельствах Портал не несет отствественность за достоверность данных Пользователей Портала

3. Условия допуска Пользователя к электронному документообороту

3.1. Пользователь допускается к осуществлению документооборота после выполнения всей совокупности следующих действий:

3.2. Установки необходимых аппаратных средств, клиентского программного и информационного обеспечения.

3.3. Организация ящика электронной почты на рабочем месте Пользователя с предоставленным электронным адресом и адресами почтовых серверов.

4. Организация электронного документооборота

4.1. Порядок организации электронного документооборота:

4.1.1. Электронный документооборот включает в себя:

- формирование электронного документа;

- отправку и доставку электронного документа;

- проверку электронного документа;

- подтверждение получения электронного документа;

- хранение электронных документов (ведение архивов электронных документов).

4.2. Формирование электронного документа осуществляется в следующем порядке:

- формирование электронного документа в виде именованного файла;

- подписание сформированного электронного документа в виде именованного файла.

4.3. Сформированный электронный документ имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия в случае его надлежащего оформления в соответствии с настоящим Положением.

4.4. С целью уменьшения объемов передаваемой информации при транспортировке электронных документов могут использоваться специальные алгоритмы сжатия информации.

4.5. Все юридические действия, оформляемые посредством электронных документов в соответствии с настоящим Положением, признаются совершенными в письменной форме и не могут быть оспорены только на том основании, что они совершены в электронном виде.